Une de nos participantes à la certification « Agilité en RH – ICP-AHR » me parle d’une initiative qui a vu le jour au lendemain de son parcours de formation à l’automne 2021.
Suzie Tapp, CRHA (et maintenant certifiée ICP-AHR!), est Responsable Culture et Engagement chez Logisphère, une entreprise de développement logiciel située dans la région de Québec, et qui emploie une vingtaine de personnes et quelques pigistes.
C’est vraiment des OKR au niveau de l’organisation qu’on cherche à faire… On s’est demandé qu’est-ce qu’on veut que Logisphère devienne?
Suzie Tapp
Céline : Est-ce que tu peux me dire en quelques mots pourquoi tu t’es intéressée à la formation? Qu’est-ce qui t’a motivée à venir?
Suzie : Je baigne dans l’agilité depuis longtemps, en travaillant dans des entreprises TI. Je suis certifiée Scrum Master et me suis impliquée dans la Communauté agile de Québec. Puis comme RH, ces concepts avaient toujours du sens. Comment trouver des façons de travailler toujours plus humaines et adaptatives?
Alors, quand ma collègue Julie Goupil, Coach d’équipe/Scrum Master m’a parlée de la formation, je n’ai pas hésité. C’était aussi une façon d’aller chercher de la crédibilité sur le marché, utiliser le bon vocabulaire, avoir les bons outils.
Puis, la pénurie de main-d’œuvre accélère aussi le besoin de faire différemment.
Les jeunes qui arrivent, ils posent des questions, ils sont intéressés, curieux. Ils ont de nouvelles valeurs. Il faut être capable de s’adapter à leurs besoins.
C : Parle-moi de l’initiative que vous avez mise en place à la suite de la formation.
S : Oui. L’initiative de mettre en place des OKR est née à la suite de la formation et sous l’impulsion de David Bélanger, membre de la direction et coach agile. Il connaissait les OKR et avait déjà proposé l’idée avant la formation. On a embarqué au retour des fêtes. On n’en avait jamais fait. On l’a expérimenté tous ensemble.
Ça vaut vraiment la peine et malgré que ça peut faire peur.
Suzie Tapp
C : Comment avez-vous procédé?
S : C’est vraiment des OKR au niveau de l’organisation qu’on cherche à faire, comme on l’a appris (donc pas pour des individus dans un objectif d’évaluation annuelle).
On s’est demandé qu’est-ce qu’on veut que Logisphère devienne? Qu’est-ce qui nous manque en ce moment? Sur quoi on veut travailler?
On s’est alors questionnés sur les grandes lignes vitales pour Logisphère. On en a dégagé 4 grands sujets, incluant la direction.
On a créé des Groupes d’Intervention qu’on a appelés nos GI. J’ai même fait un logo pour appuyer tout ça, à la GI Joe. C’est venu chercher les gens. Ils ont comme embarqué là-dedans.
On a créé un GI au niveau des processus administratifs, un GI au niveau de culture et engagement (la mienne en quelque sorte 😊). Puis on a créé un GI aussi au niveau du développement des affaires et au niveau de la direction générale.
On a fait un appel à tous parmi les 20 employés, pour voir ceux qui voulaient s’impliquer dans 1, ou 2, ou tous ces sujets. Et ça a commencé comme ça.
On a fait ensuite un atelier de brainstorming sur les Objectifs (le O de OKR).
C’est là qu’on s’est rendu compte que ça prenait beaucoup plus qu’une 1h pour établir des Objectifs et des Résultats Clés (Keys Results). Mais juste faire cette réalisation, c’était beaucoup. Les échanges étaient tellement riches que ça valait la peine.
On a donc essayé de définir des objectifs. Pas 12 mais pas 1 non plus.
Le sujet de « Culture et engagement » est celui qui a connu le plus d’effervescence. Je dirais que c’est celle où il y a plus de travaux à faire, et c’est aussi celui qui intéresse le plus, où le plus de personnes sont venues me prêter main forte.
Dans cet échange-là, on a réussi à dégager 3 gros objectifs principaux.
On avait besoin de le faire pour se rendre compte que pour tout un tas de raisons, de temps, de disponibilité de la nature même du sujet, ce n’était pas faisable.
Suzie Tapp
C : Vous avez fait un atelier par GI?
S : Tout à fait. On a tenu 4 ateliers avec les individus qui voulaient s’impliquer.
C : Il y avait combien de personnes en moyenne dans les ateliers?
S : 4 en moyenne.
C : Je te demande parce que ça peut donner une indication du nombre de personnes que ça prend pour générer des idées. On a souvent la croyance que ça prend des grands groupes pour faire de l’idéation. Dans votre cas, pas tant.
S : Effectivement. Puis, dans les gens qui ont levé la main, j’ai eu la chance d’avoir toutes les générations, des anciens et des nouveaux. Pour bâtir des stratégies d’attraction, j’ai besoin d’être « dans le coup ». Ils m’ont beaucoup aidé pour bâtir des personas et comprendre les besoins de chacun.
C’était le fun d’avoir des conseillers aguerris qui ont déjà roulé leur bosse, qui ont certains besoins, puis des plus jeunes qui sortent de l’école, qui ont d’autres besoins.
C : Quels sont les 3 objectifs que vous avez identifiés dans ton GI?
S : 3 grands sujets ont émergé dans les discussions : comment attirer plus de monde, garder notre monde, puis faire grandir notre monde.
Et ça a fait du bien de mettre le doigt sur ce que veulent nos gens. C’est là-dessus qu’on va travailler. C’est ça qu’on va mettre de l’avant.
Et parce qu’on veut que les OKR soient inspirants, on les a rédigés de manière un peu plus « sexy ».
Attirer du monde est devenu : être l’entreprise en informatique la plus attirante du Québec.
Garder notre monde est devenu : devenir une référence en termes de vie au bureau pour les employés.
Puis faire grandir notre monde est devenu : faire grandir les gens dans l’entreprise.
Faut que ça soit ambitieux, il faut que ça soit générateur de nouvelles idées. Puis après ça, s’ils ne sont pas parfaits, si on ne les a pas au 1er coup, on ne va pas se flageller. Faut vraiment le voir comme une opportunité d’apprendre.
Suzie Tapp
C : Donc, vous avez défini le O des OKR. Vous les avez fixés pour l’année?
S : Au départ, le plan de match était de se donner jusqu’à juin 2022. Sauf qu’on a réalisé que pour certains objectifs, ils allaient être là pour plus que 6 mois. C’est pas vrai qu’en juillet, j’abandonne l’objectif d’être l’entreprise la plus attirante du marché de Québec (rires!).
Ou encore combien de temps ça va prendre avant de pouvoir dire qu’on est la référence en termes de vie au Bureau? J’ai l’impression qu’ils vont durer quand même quelques cycles.
Puis aussi, on s’est rendu compte qu’on avait été quand même très optimistes.
Il y a beaucoup de choses à mettre en place. C’est un travail collaboratif. Les gens qui m’accompagnent, pour la réalisation de tout ça, travaillent à temps plein aussi sur des mandats. Difficile donc de dégager du temps par semaine pour arriver à tout mettre en place rapidement.
Juste pour les écrire, pour de vrai, ça nous a pris un bon 3h.
C : Wow! Merci de le préciser Suzie. Ne pas sous-estimer le temps que ça prend pour arriver à avoir quelque chose qui fait du sens et auquel les gens adhèrent.
On se rappelle qu’une des grandes intentions des OKR, est de créer l’adhésion, de l’engagement et de la responsabilité.
S : Oui, puis pour vrai Céline, quand tu parles d’engagement et de motivation, c’est clairement dans ces ateliers là qu’on est allés chercher ça. Et après ça continue parce qu’on a envie de mettre en place ce qu’on a réfléchi et ensuite récolter ce qu’on a semé. Ça devient concret.
Ça vaut vraiment la peine et malgré que ça peut faire peur.
Je voulais tellement bien les rédiger, je ne comprenais pas trop pourquoi se donner un objectif qu’on ne va pas atteindre?
Suzie Tapp
C : Tu me confirmes aussi que vous avez défini de premiers Résultats Clés (KR), mais que vous savez déjà que vous ne les atteindrez pas pour juin?
S : Effectivement. Et c’est correct parce que ça faisait partie de la courbe d’apprentissage nécessaire. On avait besoin de le faire pour se rendre compte que pour tout un tas de raisons, de temps, de disponibilité de la nature même du sujet, ce n’était pas faisable.
Puis, même si on prend plus de temps que prévu, on va les réaliser. J’en suis certaine.
Faut que ça soit ambitieux, il faut que ça soit générateur de nouvelles idées. Puis après ça, s’ils ne sont pas parfaits, si on ne les a pas au 1er coup, on ne va pas se flageller. Faut vraiment le voir comme une opportunité d’apprendre.
C : J’entends 2 choses importantes dans ce que tu partages Suzie.
Le premier est que vous comprenez et acceptez une des règles d’or des OKR – ne jamais atteindre l’objectif. Ce qui est important dans l’exercice, ce n’est pas le résultat en soi, mais l’apprentissage qu’on fait de l’expérience et la mobilisation que ça fait vivre.
Et la 2e chose est l’état d’esprit dans lequel vous êtes. Vous avez accepté au jour 1 que ça ne serait pas parfait. Car ce qui est important, c’est que vous êtes en train d’apprendre en le faisant. Tout en développant votre capacité à vous ajuster au fur et à mesure.
Est-ce que ça a du sens?
S : Oui à 100%. Comme je te disais, au début, j’étais un peu dans le mauvais chemin parce que justement ça me faisait vraiment peur. Je voulais tellement bien les rédiger, je ne comprenais pas trop pourquoi se donner un objectif qu’on ne va pas atteindre?
Mais de le vivre là, tu le dis, c’est toute une expérience d’apprentissage.
Chez Logisphère, on veut que les gens s’impliquent dans l’évolution de l’organisation. C’est bien facile de le dire. Là, on leur donne les moyens et ils nous le rendent bien.
Suzie Tapp
C : Votre prochain jalon est donc juin pour l’évaluation de vos résultats clés. Comment ça va se passer?
S : D’abord, une fois par mois, on s’est engagé auprès de l’équipe à diffuser les avancements.
Depuis 2 ans, on avait mis en place des « points de presse » (en même temps que le gouvernement!) car on était tous à la maison. Une fois par mois, pendant 20 minutes, tout le monde est devant son écran, puis on diffuse les nouvelles majeures. C’est un moment de « talk » important qui vient en complément des infolettres, pauses-café et autres. On a fait l’appel à tous de la mise en place des OKR dans le point de presse. Les objectifs et résultats clés ont aussi été présentés dans un autre point de presse.
Pour l’avancement des initiatives, je ne sais pas si ça sera sous forme de bulletin ou de point de presse. Ça reste à décider.
Pour les membres des GI officielles, on se rencontre 1 heure par semaine pour une sorte de « Scrum » et où on répond à quelques questions clés : Quelles initiatives étaient à travailler? Qu’est-ce qui a été fait? Quels sont les enjeux à livrer ces initiatives? Nos gestionnaires sont là pour aider. Ça veut dire 4 GI de suite pour eux. Ce sont de grosses journées pour eux.
Pour juin, ça reste à définir, mais on va surement organiser une autre activité de type rétrospective pour faire la démonstration de ce qu’on a réussi à faire, où on est rendu puis regarder la suite.
C : Vous vous étiez donné 6 mois pour essayer?
S : Oui, un peu comme un projet pilote. Mais je pense que c’est un début d’un grand projet qui ne demandera pas beaucoup d’efforts pour être prolongé.
Chez Logisphère, on veut que les gens s’impliquent dans l’évolution de l’organisation. On parle des entreprises libérées, tout ça. C’est bien facile de le dire. Là, on leur donne les moyens et ils nous le rendent bien.
C : Donc, nous on se donne rendez-vous dans 6 mois pour avoir des nouvelles de la suite de cette initiative?
S : Avec plaisir!
C : Merci pour ton partage d’expérience Suzie. Bien contente de savoir que la formation a nourri des idées et vous a outillé pour partir des initiatives. Je vous en souhaite d’autres.
S : Il y en a déjà en cours! Et directement inspirées de certaines diapositives de formation, dont les curseurs d’évolution. On en reparle!
Entrevue réalisée en mars 2022 par Céline Raguette, ACC, CRHA, TranZparence
